Business Intelligence systemer åbner en række
muligheder, som man ikke er vant til fra regneark og økonomisystemets rapporter.
Det er vigtigt at udnytte disse muligheder for at få det fulde udbytte af
systemet og af sine data.
Tendenser ses i de overordnede tal mens problemer og løsninger findes
i detaljerne. Det er en kendt sag, men traditionelle rapporter er meget
detaljeorienterede og derfor går overblikket tabt.
Årsagen er, at det dels er krævende at fremstille rapporterne og dels
at der ikke er nogen indlysende måde at forbinde tal mellem rapporterne
på.
Et moderne BI system giver brugeren mulighed for let at komme om bag
de viste tal i rapporterne med funktioner så som
drill-down.
Det åbner op for, at rapporter i udgangspunktet er overordnede, så
modtageren hurtigt opfanger tendenser og signaler, hvorefter detaljer
dynamisk kan hentes ud af rapporten om præcis de tendenser og signaler,
som brugerne spørger til.
Når data vises meget overordnet, f.eks. som en graf eller
speedometer, så kan der kommes langt mere information ind på en enkelt
rapport eller skærmbillede og derfor kan man i praksis samle alle de
relevante informationer til en givet bruger på overordnet niveau i et
enkelt skærmbillede.
Sådan et samlet overblik kaldes også et Dashboard eller et Cockpit.
I cockpittet får brugeren et hurtigt overblik over sine vigtigste tal
og kan bore ned i de enkelte elementer for yderligere detaljer.
Business intelligence dashboard video
Benchmarks
Er en dækningsgrad på 32% godt eller skidt? Er det noget, der kræver
en handling?
Sammenligninger af data - Benchmarks - er en meget stærk måde at
kommunikere, om et tal er godt eller skidt og hvilket potentiale, der er
for forbedring.
De mest almindelige former for sammenligninger er:
Sammenligning med budget
Sammenligning med sidste år/periode
Sammenligning med gennemsnit
Ved at sammenligne vigtige nøgletal med budget, en tidligere periode
eller et gennemsnit bliver modtageren meget mere bevidst om tallets
fortolkning.
Hvis en kundes dækningsgrad på 32% er mindre end et gennemsnit på 38%
for alle kunder, så gives denne kunde måske for store rabatter, og det
kan den kundeansvarlige tage stilling til.
Drill-down mv.
Business Intelligence systemer lader dig arbejde dynamisk med data
via funktioner så som:
Drill-down
Drill-anywhere
Drill-through
Morphing
Visualisering
Et kendetegn ved et business intelligence system er mulighederne for
at vise data på en mere intuitiv måde vha. grafer, målere, landkort osv.
Med en tilpasset visualisering kan man meget lettere se tendenser og
sammenhænge i data, end når data bare vises i lange tabeller.
Målsætninger
For at give det bedst mulige beslutningsgrundlag for systemets
brugere, er det vigtigt at kommunikere, om de viste data kræver handling
eller ej. Dette afgøres med målsætninger: Ved hvilken værdi er f.eks.
dækningsgraden acceptabel? Og hvornår er den for lav?
Målsætninger kan vises med farvelægninger i grafer, tabeller og
speedometre, så brugerne straks kan se, hvilke nøgletal, der kræver
handling.
Spotlight effekt
Alle brugerne cockpits og dashboards styres centralt via metadata.
Det betyder, at hvis der er behov for at ændre en rapport, så gøres det
let vha. rapportdesigneren, hvorefter brugerne automatisk ser de rettede
rapporter.
Dette giver virksomhedens ledelse mulighed for at kommunikere
virksomhedens strategi ved at vælge hvilke nøgletal og hvilke
målsætninger, de enkelte brugere præsenteres for i deres dashboards, og
dermed hjælper business intelligence systemet med at implementere
virksomhedens strategi.
Selvbetjening
Acinta Intelligence Suite giver den enkelte medarbejder adgang til
alle relevante rapporter, hvilket gør dem i stand til at hente de
rapporter, de skal bruge, når som helst de har brug for det. Det letter
byrden for den regnskabs- eller IT medarbejder, som ellers normalt
udarbejder rapporter i regneark til resten af organisationen.
De mere avancerede brugere kan desuden gives adgang til
rapportdesigneren, således at de endda kan designe nye rapporter efter
behov uden teknisk assistance.
Live data
Er du vant til regneark med data, som er flere dage gamle?
Med Acinta Intelligence Suite trækkes data live - direkte fra dit
økonomisystem, når rapporten åbnes. Du har altså altid adgang til
dugfriske data. Med live data kan du følge med i, hvad der sker i
virksomheden lige nu, minut for minut. Og hvis rapporten mangler nogle
data, som skal opdateres i økonomisystemet, f.eks. en vare i en forkert
varegruppe, så kan du opdatere data i rapporten sekundet efter, at du
har rettet det i økonomisystemet.
Med live data er det meget lettere at afstemme data i rapporterne, og
du får hurtigere reaktionstid på virksomhedens udfordringer og
muligheder.