1

Dataopsamling

Viden er magt

Økonomisystemer tillader opsamling af mange værdifulde informationer, men det er sjældent, at man udnytter alle mulighederne for dataopsamling.

Jo flere informationer du har om dine kunder, varer, ordrer osv. jo flere muligheder har du for at analysere og forbedre din virksomhed.

Sørg for, at alle relevante data samles op i systemet. Læg f.eks. budgetter ind i økonomisystemet i stedet for at lade dem flyde rundt i regneark.

Datakvalitet

Skrammel ind giver skrammel ud

Når du skal arbejde systematisk med data, så er det afgørende at der er styr på kvaliteten af dine data.

Hvis du f.eks. vil analysere performance i dine forskellige kundegrupper, så skal alle kunder være tildelt en meningsfuld gruppe.

Brug overskydende tid til at få ryddet op i varegrupper, kundegrupper osv.

2

3

Lager og varer

Den, der gemmer til natten...

Hvis virksomheden oplever faldende omsætning, så vil et lager, der var passende i går, være for stort i dag. Det giver unødige bindinger af likviditet og rentetab, som kan betyde liv eller død for virksomheden.

Udfordringen er at slå ned dér, hvor det batter mest.

Ryd ud

Med et business intelligence system kan du hurtigt trække en liste over varer sorteret efter:

• Værdi
• Liggetid på lager (alder)
• Omsætningshastighed

Få de overskydende og gamle varer solgt gennem kampagner og sørg for, at indkøbsmønsteret tilpasses, herunder min og max beholdninger.

Tilpas sortimentet

I nedgangstider ændrer dine kunder købsmønster. Det, der solgte meget i går, sælger dårligt i dag. Få tilpasset sortimentet til den ændrede efterspørgsel.

Med et business intelligence værktøj kan du hurtigt se hvilke varer, der er steget eller faldet i afsætning.

Yderligere kan du analysere hvilke varer, der sælges sammen med andre varer og hvilke, der sælges alene samt volumen per ordre for at optimere markedsføring, prissætning og administration.

Kunder

Den største lurende fare i nedgangstider, er den krise, som dine kunder befinder sig i, især hvis du ikke ved hvilke kunder, der er i knibe.

I nedgangstider er det ekstra vigtigt at holde dårlige betalere i ørerne og være varsom med kreditter.

Med et business intelligence system kan du trække en liste over de største skyldnere, forfaldne poster og debitorer med en stor kreditrisiko.

Sanering af debitormassen også bidrage positivt til likviditeten f.eks. ved at sætte kreditmaks og opdatere betalingsbetingelser på de enkelte kunder samt gennemgå rykkerprocedurer og administrationsgebyrer.

4

5

Leverandører og kreditorer

Leverandører skal bevise deres værdi

Hvis du forhandler varer, så gennemgå de leverandører, der er mindst profitable.

Med en udskrift fra business intelligence systemet kan du dokumentere - sort på hvidt - din fortjeneste på leverandøren og de enkelte varer, og bruge det til en konstruktiv dialog om handelsbetingelser.

Hvis din likviditet er presset kan du forhandle betalingsbetingelser og måske få varer i kommission.

Sidst men ikke mindst: Lav en grundig vurdering af hver enkelt leverandør - stor som lille. Har du brug for denne leverandør eller kan du undvære hans ydelser? En leverandør, der ikke bidrager målbart til virksomhedens resultat udgør en risiko for fremtidige tab. Måske løber det rundt i dag, men i morgen?

Og hvad er produkterne på dit lager værd, hvis leverandøren og dermed supporten ophører med at eksistere?

Styr likviditeten

Operationen lykkedes - patienten døde

I nedgangstider kan virksomhedens likviditetsstrøm ændre sig drastisk fra den ene dag til den anden. Derfor kan virksomheder, som har en god omsætning, blive ramt af en likviditetskrise.

Kort fortalt:

• Kreditorerne strammer kreditten
• Debitorerne betaler senere
• Banken har sat vagthunden på kassen

Med et business intelligence system kan du løbende følge virksomhedens likviditet her og nu samt i den nærmeste fremtid. Med denne viden kan du forudse kommende likviditetsunderskud og foretage taktiske handlinger som f.eks. at tilbageholde indkøbsordrer, sælge ud fra lageret og lave rykke-runder, hvor alle skyldige debitorer kontaktes direkte for at afklare deres situation, aftale betalingsplaner osv. Hvis kunden er i problemer kan en god personlig dialog sikre, at du bliver prioriteret før deres andre kreditorer.

6

7

Sæt fokus på nøgletal

Problemer er som champignoner
- de gror bedst i mørke.

Det, der ikke måles, kan ikke kontrolleres

Virksomhedens udfordringer kan udtrykkes gennem nøgletal. Hvis f.eks. indtjeningen er for lille, så er dækningsgrad et godt mål. Hvis der er mange reklamationer er Returvare% et godt mål osv.

Sæt fokus på de kritiske nøgletal på alle relevante pladser, så hele organisationen bliver tunet til at forstå og agere på udfordringerne.

Rundt omkring i IT systemerne kan nøgletallene vises. Hvis dækningsgraden er problemet, så få den fremhævet i Kundeskærmbilledet, lageroversigten, kreditorskærmbilledet, CRM systemet osv. osv.